Case Study · Professional Services · 150 MA

Abrechnung in 48 Stunden
statt 8 Tagen.

Ein Dienstleister mit 150 Mitarbeitenden pflegte drei isolierte Zeiterfassungs-Tools – die Rechnungsstellung dauerte acht Tage, Projektmargen kannte nur der Jahresabschluss. Nach der Zusammenführung: Abrechnung in unter 48 Stunden, Margen tagesaktuell.

Das Problem

Drei Tools, acht Tage, keine Marge in Sicht.

Projektzeiten in einem System, Urlaube im zweiten, Abrechnung im dritten – am Monatsende stimmte nichts überein. Das Controlling verbrachte eine Woche pro Monat mit Abgleichen statt mit Steuerung.

< 48 h
Rechnungsstellung statt 8 Tagen – Margen tagesaktuell
Das Vorgehen
  1. Werkzeug-Zoo inventarisiertWelches Tool liefert welche Wahrheit? Die Analyse zeigte: 80 % der Abstimmarbeit entstand durch doppelte Stammdaten und unterschiedliche Projektstrukturen – nicht durch die Tools selbst.
  2. Eine Datenbasis geschaffenKonsolidierung auf eine führende Zeiterfassung mit sauberer Projektstruktur, automatische Übergabe an die Abrechnung – inklusive Freigabe-Workflow statt E-Mail-Pingpong.
  3. Margen-Cockpit etabliertTagesaktuelle Projektmargen für die Geschäftsführung – nicht als 40-Seiten-Report, sondern als eine Zahl pro Projekt mit Ampel.
Ergebnis & Lessons Learned

Cashflow beschleunigt, Steuerung ermöglicht.

Rechnungen verlassen das Haus in unter 48 Stunden statt nach 8 Tagen. Die Geschäftsführung sieht Projektmargen tagesaktuell – und konnte zwei chronisch defizitäre Projekttypen erstmals belegen und neu bepreisen.

Passendes Produkt: IT- & Prozessanalyse
  • LESSONNicht die Tools sind das Problem – sondern drei verschiedene Wahrheiten über dasselbe Projekt.
  • LESSONSchnellere Abrechnung ist kein IT-Ziel, sondern Liquidität: 6 Tage früher fakturiert ist bares Geld.
  • LESSONEin Margen-Cockpit ändert Preisgespräche – Bauchgefühl verliert gegen Tageszahlen.
Nächster Schritt

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15 Minuten Erst-Sparring: Sie schildern Ihre Prozesslandschaft, ich sage Ihnen ehrlich, wo ich den größten Hebel sehe – oder ob Sie mich überhaupt brauchen. Kein Pitch, kein Folgetermin-Zwang, keine Software im Gepäck.

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