Case Study · KI & Verwaltung

KI-Agenten
im Backoffice.

Eine Verwaltung ertrank in Standard-Dokumenten: Lieferscheine, Belege, Lieferantenreklamationen – alles manuell geprüft. Nach Einführung von KI-Agenten mit Mensch-in-der-Schleife: 80 % Entlastung bei Standard-Dokumenten.

Das Problem

Hochqualifizierte Menschen als Beleg-Abtipper.

Täglich hunderte Dokumente: auslesen, gegen das ERP prüfen, nachfassen. Fachkräfte verbrachten die Hälfte ihrer Zeit mit Aufgaben, die keinerlei Urteilsvermögen brauchen – während die anspruchsvollen Fälle liegen blieben.

80 %
Entlastung bei Standard-Dokumenten – Mensch bleibt in der Schleife
Das Vorgehen
  1. Use Case nüchtern ausgewähltNicht „KI überall“, sondern der eine Prozess mit hohem Volumen, klaren Regeln und sauberer Datenbasis: die Dokumentenprüfung. Andere Kandidaten flogen bewusst raus – zu unklare Prozesse.
  2. Agent mit Leitplanken aufgesetztKI-Agenten lesen Dokumente aus und prüfen sie gegen die ERP-Daten. Eindeutige Fälle laufen durch, Abweichungen landen mit Vorprüfung beim Menschen – Verantwortung bleibt klar geregelt, EU-AI-Act-konform.
  3. Drei Monate gemessenPilot mit festen Messgrößen: Durchlaufzeit, Fehlerquote, Akzeptanz im Team. Erst nach belegtem Erfolg wurde auf weitere Dokumenttypen skaliert.
Ergebnis & Lessons Learned

80 % weniger Routinelast – Menschen entscheiden, wo es zählt.

Vier von fünf Standard-Dokumenten laufen heute ohne manuellen Aufwand durch. Das Team bearbeitet die komplexen Fälle – und die Reklamationsquote sank, weil nichts mehr liegen bleibt.

Passendes Produkt: KI-Beratung & Automatisierung
  • LESSONEin chaotischer Prozess wird durch KI nicht besser – nur schneller chaotisch. Erst aufräumen, dann automatisieren.
  • LESSONDer Mensch in der Schleife ist kein Bremsklotz, sondern der Grund, warum das Team den Agenten akzeptiert hat.
  • LESSONKI-Projekte scheitern selten an der Technik – sondern an fehlenden Messgrößen. Drei Monate Pilot schlagen jede Folienschlacht.
Nächster Schritt

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15 Minuten Erst-Sparring: Sie schildern Ihre Prozesslandschaft, ich sage Ihnen ehrlich, wo ich den größten Hebel sehe – oder ob Sie mich überhaupt brauchen. Kein Pitch, kein Folgetermin-Zwang, keine Software im Gepäck.

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