These vorweg: Die meisten ERP-Projekte scheitern nicht an der Software – sondern daran, dass Unternehmen ihre Prozesse vorher nie sauber dokumentiert haben. Ich habe in acht Jahren hunderte Systemlandschaften von innen gesehen, auf Anbieter- wie auf Kundenseite. Die Software war fast nie das Problem.
In fast jedem Projekt stoße ich auf dieselben drei Dinge: Excel-Dateien, die offiziell nicht existieren. Workarounds, die nur eine Person kennt. Und Prozesse, die niemand mehr wirklich erklären kann – „das war schon immer so“. Wenn dann ein neues ERP kommt, passiert Folgendes: Das Chaos wird migriert. Nur schneller.
Der Fehler passiert vor dem Vertrag
Die Entscheidung fällt in vielen Häusern nach der besten Vertriebsdemo. Verständlich – die Demos sind gut. Aber eine Demo zeigt die Software mit den Daten des Anbieters, nicht Ihre Aufträge, Ihre Sonderfälle, Ihre gewachsenen Eigenheiten. Genau dort, in den Sonderfällen, sterben später Budgets.
Ein Beispiel aus einem Fertigungsprojekt: Das Systemhaus erklärte eine geschäftskritische Planungsflexibilität für „im Standard nicht abbildbar“ – Sonderprogrammierung, sechsstellig. Nachdem wir die Anforderung sauber übersetzt und gemeinsam durch den Standard gegangen waren, war sie abbildbar. Ohne Aufpreis. Der ganze Fall steht hier.
Was ich stattdessen empfehle
Erst die Prozesse dokumentieren – mit den Menschen, die täglich damit arbeiten, nicht mit dem Organigramm. Dann ein funktionales Lastenheft, das Anbieter vergleichbar macht. Und Demos mit Ihren Geschäftsvorfällen statt mit Vertriebsdaten. Das ist unbequemer als eine schnelle Demo-Runde. Aber es ist der Unterschied zwischen einem Werkzeug, das Ihrem Unternehmen dient – und einem, dem sich Ihr Unternehmen beugen muss.
Wenn Sie gerade vor einer Systementscheidung stehen: So bereite ich sie vor.