Branchenstudien taxieren den Anteil der ERP-Projekte, die Budget, Zeitplan oder Erwartungen reißen, seit Jahren auf bis zu 70 Prozent. Mich überrascht nicht die Zahl – mich überrascht ihre Deutung. Denn gesucht wird der Fehler fast immer in der Software, gefunden habe ich ihn fast immer davor: In fast jedem Projekt stoße ich auf dieselben drei Dinge. Excel-Dateien, die offiziell nicht existieren. Workarounds, die nur eine Person kennt. Und Prozesse, die niemand mehr wirklich erklären kann – „das war schon immer so“. Wenn dann ein neues ERP kommt, passiert Folgendes: Das Chaos wird migriert. Nur schneller.
Der Fehler passiert vor dem Vertrag
Die Entscheidung fällt in vielen Häusern nach der besten Vertriebsdemo. Verständlich – die Demos sind gut. Aber eine Demo zeigt die Software mit den Daten des Anbieters, nicht Ihre Aufträge, Ihre Sonderfälle, Ihre gewachsenen Eigenheiten. Genau dort, in den Sonderfällen, sterben später Budgets.
Ein Beispiel aus einem Fertigungsprojekt: Das Systemhaus erklärte eine geschäftskritische Planungsflexibilität für „im Standard nicht abbildbar“ – Sonderprogrammierung, sechsstellig. Nachdem wir die Anforderung sauber übersetzt und gemeinsam durch den Standard gegangen waren, war sie abbildbar. Ohne Aufpreis. Der ganze Fall steht hier.
Drei Risse im Fundament – und wohin sie führen
Die drei Säulen meiner Arbeit – Prozesse, ERP, KI – stehen auf demselben Untergrund. Und jedes gescheiterte Projekt, das ich gesehen habe, hatte mindestens einen dieser drei Risse darin:
Riss 1 · Prozesse, die niemand erklären kann
Die inoffizielle Excel-Liste ist keine Randnotiz, sie ist heimliche Infrastruktur. Die Folge beim Systemwechsel: Sie kaufen ein System für den Prozess, den Sie zu haben glauben – nicht für den, den Sie haben. Der erste Schritt ist deshalb keine Software, sondern eine ehrliche Prozessaufnahme. Wie tief solche Schattenstrukturen reichen, zeigt der Blick in die Schatten-IT.
Riss 2 · Das geliehene Lastenheft
Wer das Lastenheft vom Systemhaus übernimmt, bekommt eine Spezifikation, die exakt so geschnitten ist, wie der Anbieter liefert. Das ist keine Böswilligkeit – es ist Vertrieb. Aber es dreht die Machtverhältnisse um: Wer spezifiziert, entscheidet. Warum das Lastenheft nie geliehen sein darf – und wie eine herstellerneutrale Auswahl die Hoheit zurückholt.
Riss 3 · Automatisiertes Chaos
Der neueste Riss: KI auf ungeklärte Prozesse setzen. Wer einen chaotischen Prozess automatisiert, bekommt schnelleres Chaos – jetzt ohne den Kollegen, der es früher stillschweigend abgefangen hat. KI verstärkt, was sie vorfindet: das Fundament oder den Riss. Was Agenten im Mittelstand wirklich leisten, wenn der Prozess davor stimmt, steht hier.
Fünf Fragen, bevor Sie unterschreiben
- Können Sie Ihre fünf wichtigsten Geschäftsprozesse heute schriftlich erklären – ohne die eine Person, die sie ausführt?
- Stammt das Lastenheft von Ihnen – oder vom Anbieter, der später danach abrechnet?
- Lief die Demo mit Ihren Aufträgen und Sonderfällen – oder mit den Vorführdaten des Vertriebs?
- Gibt es einen freigestellten internen Projektverantwortlichen mit Entscheidungsmacht?
- Steht im Budget ein Puffer für Migration und Umlernen – oder nur der Lizenzpreis?
Jedes Nein ist kein Grund abzubrechen – aber ein Riss, den Sie vor dem Vertrag schließen sollten. Danach kostet derselbe Riss ein Vielfaches.
Was ich stattdessen empfehle
Erst die Prozesse dokumentieren – mit den Menschen, die täglich damit arbeiten, nicht mit dem Organigramm. Dann ein funktionales Lastenheft, das Anbieter vergleichbar macht. Und Demos mit Ihren Geschäftsvorfällen statt mit Vertriebsdaten. Das ist unbequemer als eine schnelle Demo-Runde. Aber es ist der Unterschied zwischen einem Werkzeug, das Ihrem Unternehmen dient – und einem, dem sich Ihr Unternehmen beugen muss.
Wenn Sie gerade vor einer Systementscheidung stehen: So bereite ich sie vor.