Ich analysiere reale Abläufe, Wartezeiten, Umwege, Rückläufe, Systembrüche und Prozesskosten. Daraus entsteht eine belastbare Entscheidungsgrundlage für Prozessoptimierung, Systemänderung oder Automatisierung.
Fünf Minuten Arbeit. Fast sieben Stunden dazwischen.
BearbeitungWarten & Rückfrage
Geplanter WegTatsächlicher Verlauf
Eingang
Geprüft
Freigegeben
5 Min. Bearbeitung6 Std. 49 Min. Wartezeit nach der Prüfung
Das System meldet „geprüft“. Die Arbeit wartet auf eine zuständige Person. Genau diese Übergabe wird untersucht.
keine Kundendaten
NBC / PROZESS
Vielleicht arbeiten Ihre Mitarbeitergar nicht zu langsam.Vielleicht hält Ihr Unternehmen sienur ständig vom Arbeiten ab.
NBC ENTSCHEIDUNGSLOGIK · PROZESS
Vorgang bleibt im HauptstromÜbergabe verändert den WegBruch wird an Ursache und Wirkung geprüftEntscheidung stabilisiert den Ablauf
INTERAKTIVE GEGENPROBEPROZESS · SELBST AUSPROBIEREN
Der Sollweg ist sauber. Der Verlust beginnt an der Übergabe.
Ein Ablauf wirkt gerade – bis Wartepunkte, Rückläufe oder fehlende Informationen ihn an genau den entscheidenden Stellen kippen lassen. Die Gegenprobe macht sichtbar, wo Arbeit hängen bleibt und wo ein Eingriff wirklich wirkt.
01 · FlussArbeit folgt dem vorgesehenen Weg.
02 · ReibungWarten, Umwege und Rückläufe entstehen.
03 · HebelDer eigentliche Eingriff wird sichtbar.
NBC PROZESS-GEGENPROBE · SOLLWEG / ECHTWEG
Sollweg. Echtweg.
Öffnen Sie den geraden Ablauf. Übergaben, Systeme, fehlende Informationen, Freigaben und Rückläufe werden als betriebliche Realität sichtbar.
BETRACHTETER VORGANG
Modell, keine Messung Ihres Betriebs. Änderungen bleiben beim Szenariowechsel während dieses Besuchs erhalten. „Eigener Vorgang“ übernimmt beispielhafte Abweichungen, die Sie selbst anpassen.
DEN VORGANG VERFOLGEN
Ein Fall zeigt, wo die Arbeit hängen bleibt.
Setzt für diesen Übergang Ursache, Wirkung und Arbeitsort gemeinsam auf einen geklärten Zustand. Die Bewegung zeigt die Reihenfolge, keine gemessene Dauer.
FOLGE · MODELL+50 Min. Durchlauf · +17 Min. Arbeit
GESAMTBILD DES VORGANGSArbeitszeit und Durchlaufzeit auseinanderziehen.
Arbeitszeit und Durchlaufzeit erscheinen nach Ihrer Auswahl.
HEUTE
Durchlaufzeit–
Arbeitszeit–
NACH KLÄRUNG
Durchlaufzeit–
Arbeitszeit–
Modell, keine Messung Ihres Betriebs. „Nach Klärung“ verändert ausschließlich den aktuell gewählten Übergang; alle übrigen Abweichungen bleiben bestehen.
Aus dem Echtweg abgeleitet
IHR ERGEBNIS
Was das Gesamtbild des Vorgangs zeigt.
ERSTER BRUCHInformation fehlt vor der KalkulationVERDECKTE ARBEITKalkulation außerhalb des führenden AblaufsIHR NÄCHSTER SCHRITTZehn reale Vorgänge am ersten Abzweig prüfen
Prozess-Gegenprobe geladen.
MEINE EINORDNUNG · PROZESS
Ich optimiere keinen Prozess, weil er auf einem Workshop-Board schlecht aussieht. Entscheidend ist, wo im echten Vorgang Zeit verloren geht, Informationen fehlen oder Verantwortung abreißt.
FÜR WENWenn ein wiederkehrender Ablauf spürbar hakt.
Für Unternehmen im Mittelstand, in denen Angebote, Freigaben, Reklamationen oder Aufträge Zeit verlieren – und niemand sauber belegen kann, warum.
SO LÄUFT ES ABEinen echten Fall aufnehmen, Ursache belegen, Priorität setzen.
15-Minuten-Gespräch, Aufnahme eines realen Vorgangs, Auswertung von Daten und Übergaben, Ergebnisgespräch. Bei größeren Prozessanalysen sind 3–5 Arbeitstage typisch; klar abgegrenzte Abläufe können deutlich weniger Aufwand erfordern.
DANACH IN DER HANDIst-Ablauf, Hauptursache und eine priorisierte Empfehlung.
Dazu Wartezeiten, Übergaben, grobe Kostenwirkung und eine Messgröße, an der Sie die Verbesserung erkennen.
AUFWANDDer Aufwand richtet sich nach Prozess und Umfang.
Enthalten sind Analyse, Ursachenprüfung, Optimierungsansätze und die Prüfung, ob sich das Problem auch ohne größere Systemänderung lösen lässt. Den konkreten Rahmen lege ich vor dem Start fest.
VOM VORGANG ZUM NÄCHSTEN SCHRITT
So läuft die Prozessanalyse ab: vor Ort und remote
Wir verfolgen einen wiederkehrenden Vorgang, prüfen seine Belege und trennen Ursache von Symptom. Daraus entsteht eine begründete Priorität: Was wird zuerst verändert – und woran lässt sich die Verbesserung erkennen?
Ein Vorgang · fünf Prüfschritte
01 · FallVorgang verfolgen
02 · ÜbergabeBruch sichtbar machen
03 · BelegDaten gegenprüfen
04 · UrsacheSymptom trennen
05 · WirkungVerbesserung messen
Vor Ort: die Arbeit sehen.
Übergaben, Rückfragen und Arbeit außerhalb der Systeme gemeinsam mit den Beteiligten nachvollziehen.
Remote: die Belege verbinden.
Zeitstempel, Dokumente und Systemstände auswerten und die Ergebnisse gemeinsam einordnen.
DREI BEWEISE FÜR DEN ECHTEN PROZESS
Wie ich Prozesse analysiere: Vorgang, Daten, Menschen
Belastbar wird die Analyse erst, wenn drei Ebenen zusammenpassen: Vorgang, Daten und Menschen.
01 · DER VORGANG
Einen echten Fall von Anfang bis Ende verfolgen.
Nicht fragen, wie der Prozess normalerweise läuft. Einen abgeschlossenen Vorgang nehmen und jede Übergabe, Rückfrage, Freigabe und Schleife entlang dieses Falls nachvollziehen.
DER VORGANG · DIE FEHLENDE ÜBERGABE
Start
Rechnung fachlich geprüft
Die Freigabe kann angefordert werden.
Bruch
Freigabeperson abwesend
Eine verbindliche Vertretung ist nicht hinterlegt.
Folge
Sachbearbeitung fragt nach
Die Rechnung bleibt bis zur Klärung liegen.
Die Information ist vorhanden. Die Zuständigkeit für den nächsten Schritt fehlt.
keine Kundendaten
02 · DIE DATEN
Nutzen, was Systeme tatsächlich belegen können.
Wo belastbare Daten vorhanden sind, werden Zeitstempel, Statuswechsel, Tickets, Transaktionen oder Rücksprünge genutzt. Nicht als Selbstzweck, sondern um Annahmen am realen Verlauf zu prüfen.
DIE DATEN · ZEITSTEMPEL
08:19
ERP
Status: geprüft
10:42
E-Mail
Rückfrage zur Zuständigkeit
15:08
ERP
Status: freigegeben
Die Zeitstempel belegen die Verzögerung. Ihre Ursache muss am Vorgang geprüft werden.
keine Kundendaten
03 · DIE MENSCHEN
Dorthin gehen, wo die Arbeit aus dem System verschwindet.
Excel-Dateien, E-Mails, lokale Regeln und Wissen einzelner Personen sind keine Randnotiz. Diese Schatten-IT erklärt oft, warum der dokumentierte Prozess und die operative Realität auseinanderlaufen.
DIE MENSCHEN · FEHLENDE VERTRETUNG
01
Anfrage per E-Mail
Freigabe verlässt den Systemablauf
02
Vertretung unklar
Sachbearbeitung fragt nach
03
Rechnung wartet
Erst Zuständigkeit klären
Prüffrage: Ist für jede Freigabe eine zuständige Person samt Vertretung festgelegt?
keine Kundendaten
NBC · PRINZIPWo belastbare Daten vorhanden sind, nutze ich sie. Wo Arbeit daneben stattfindet, gehe ich dorthin.
WIRTSCHAFTLICHE WIRKUNG
Was kostet ein Prozessbruch?
Ein Prozessbruch zeigt sich wirtschaftlich als Wartezeit, Nacharbeit, gebundene Fachkapazität oder unnötiges Risiko. Je nach Vorgang erreicht die Wirkung auch Rechnung, Cash und Kunde.
Faustformel: Fälle pro Woche × Zusatzminuten ÷ 60 × Vollkostensatz × 52. Bei 150 Fällen, 6 Minuten und 55 € sind das rund 43.000 € im Jahr – für einen einzigen Ablauf. So rechnen Sie Prozesskosten selbst.
Beispiel · ein einziger wiederkehrender Prozessbruch
150Fälle / Woche×6Zusatzminuten×55 €
≈ 43.000 €pro Jahr · Rechenbeispiel
DURCHLAUFZEITWie lange wartet der Vorgang?
ARBEITSAUFWANDWelche Rückfragen und Nacharbeit binden Fachzeit?
BETRIEBLICHE FOLGEWas bedeutet die Verzögerung für Rechnung, Kunde oder Risiko?
Was Sie nach der Prozessanalyse in der Hand haben
Ein beispielhafter Befund zeigt das Ergebnis: Ursache, Maßnahme und Messpunkt bleiben voneinander getrennt.
BEISPIELBEFUND · RECHNUNGSFREIGABE
BeobachtungGeprüft, aber nicht freigegeben.
Die Rechnung wartet nach der fachlichen Prüfung auf eine zuständige Person.
UrsachenprüfungFehlt eine geregelte Vertretung?
Abwesenheit, Zuordnung und Rückfragen anhand realer Fälle abgleichen.
Maßnahme bei BestätigungVertretung am Vorgang hinterlegen.
Freigaberecht und Eskalation verbindlich klären; vorhandene Systemfunktion prüfen.
ErfolgskriteriumWeniger Warten, keine neue Fehlerlast.
Wartezeit nach Prüfung und Rückfragen vor und nach der Änderung bei vergleichbaren Fällen messen.
Arbeitsartefakt · keine Diagnose Ihres Betriebs. Die Maßnahme hängt vom belegten Befund ab.
RICHTIGER EINSTIEGSinnvoll, wenn ein wiederkehrender Vorgang operativ spürbar ist, seine tatsächliche Ursache aber noch nicht belastbar belegt wurde.
Prozesse · Die entscheidende Übergabe
Prozessoptimierung endet nicht an der Abteilungsgrenze
Ein Auftrag kann für den Vertrieb erledigt sein und in der Disposition trotzdem festhängen. Prüfen Sie, ob die nächste Person mit dem übergebenen Stand tatsächlich weiterarbeiten kann.
Ein Auftrag · vier Perspektiven auf denselben Vorgang
Die wichtigsten Punkte zu Ablauf, Aufwand und Voraussetzungen – bevor Sie einen Vorgang zur Analyse auswählen.
Wie lange dauert eine Prozessanalyse?
Bei größeren Prozessanalysen sind 3–5 Arbeitstage ein typischer Rahmen. Kleinere, klar abgegrenzte Abläufe können deutlich weniger Zeit benötigen; mehrere Vorgänge, Standorte oder schwer zugängliche Daten erhöhen den Aufwand.
Was kostet eine Prozessanalyse?
Der Aufwand hängt vom konkreten Prozess, seiner Größe und der verfügbaren Datenlage ab. Enthalten sind Analyse, Ursachenprüfung und Optimierungsansätze; den konkreten Rahmen lege ich nach der Eingrenzung des Vorgangs vor dem Start fest.
Brauchen wir vorher Prozessmodelle oder BPMN-Diagramme?
Nein. Ein konkreter Vorgang und die beteiligten Personen reichen aus. Vorhandene Dokumentation nutze ich, sie ist aber keine Voraussetzung.
Geht eine Prozessanalyse auch remote?
Ja. Zeitstempel, Dokumente und Systemstände lassen sich remote analysieren. Arbeit außerhalb der Systeme lässt sich vor Ort besser erfassen; in Göttingen und Südniedersachsen ist beides möglich.
Wo hängt Ihr Vorgang heute?
Ein konkreter Fall reicht. Gemeinsam klären wir den ersten Bruch, seine Ursache und den nächsten sinnvollen Prüfschritt.
