ERP-Datenmigration: Stammdaten sauber ins neue System überführen

Bewegungsdaten verzeihen Fehler – eine falsche Buchung lässt sich korrigieren. Stammdaten nicht: Artikel, Kunden, Lieferanten, Kostenstellen und Projektstrukturen sind das Skelett des Systems. Jeder Prozess, jede Auswertung, jede Schnittstelle hängt daran. Wer Dubletten und Altlasten migriert, betoniert sie ins neue System ein – und wundert sich, warum die versprochene Transparenz ausbleibt.

Der häufigste Planungsfehler: Datenbereinigung als Arbeitspaket kurz vor der Migration. Zu diesem Zeitpunkt fehlt die Zeit, und die Fachbereiche stecken in Schulungen und Tests. Realistisch ist: Bereinigung startet, sobald die Wechselentscheidung fällt – oft ein Jahr vor Go-live. Wer noch in der Entscheidungsphase steckt, hat sogar einen Vorteil: Saubere Daten machen auch das Altsystem besser, egal wie die Entscheidung ausgeht.

Bewährt hat sich die Reihenfolge: Verantwortliche je Datenobjekt benennen, Regeln definieren (was ist ein aktiver Artikel, wie heißt ein Kunde), maschinell vorbereinigen, fachlich nachentscheiden, einfrieren – und ab dann jede Neuanlage nur noch nach neuer Regel.

Übergabe in die Auswahl: Bereits vor Vertrag sollte sichtbar sein, welche Datenobjekte kritisch sind, wer sie verantwortet und welcher Aufwand realistisch ist. Sonst werden Migrationsrisiken erst nach der Systementscheidung bepreist.

Archivieren ist eine echte Alternative zur Migration. Historische Bewegungsdaten müssen nicht automatisch in das operative Ziel-ERP übernommen werden, wenn sie für den neuen Prozess nicht benötigt werden und in einem belastbaren Archiv verfügbar, lesbar und bei Bedarf auswertbar bleiben. Für Buchungsbelege gilt nach § 147 AO für normale Steuerpflichtige grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren; für andere Unterlagen gelten je nach Dokumentart andere Fristen und Sonderregeln. Die fachliche Frage lautet deshalb nicht „Wie bekommen wir alles rüber?“, sondern „Was braucht der Zielprozess operativ – und was muss lediglich rechtssicher auffindbar bleiben?“ § 147 AO →

Eine Migration, die zum ersten Mal am Go-live-Wochenende komplett läuft, ist keine Migration, sondern ein Experiment. Planen Sie mehrere vollständige Testläufe mit echten Daten und fachlicher Abnahme – so viele, bis Mapping, Abstimmung und Wiederholbarkeit stabil nachgewiesen sind. Drei Läufe sind in vielen Projekten eine sinnvolle Mindestplanung, aber keine universelle Regel: Stimmen Summen, Bestände, offene Posten? Funktionieren die Prozesse mit den migrierten Daten – nicht nur mit den sauberen Demodaten aus der Anbieterpräsentation?

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