CASE 02 · GESCHÄFTSFÜHRUNG & REPORTING
Die Zahlen waren da. Der gemeinsame Stand nicht.
Wochen- und Monatsauswertung des Unternehmens nach Bereichen, Produkten und Standorten: Dieselben Kennzahlen wurden unterschiedlich definiert, aus verschiedenen Excel-Auswertungen und Datenquellen zusammengeführt und anschließend manuell abgestimmt. Eine zentrale Datenquelle und automatisiertes BI-Reporting reduzierten diesen Aufwand von 8–12 Stunden auf unter eine Stunde pro Woche.
Was wurde konkret verändert?
Definition · führende Quelle · Zeitstand · Verantwortung
Die verwendeten Steuerungskennzahlen erhielten eine gemeinsame Definition und wurden aus einer zentralen Datenbasis bereitgestellt.
Gemessen wurde der wöchentliche Reporting-Aufwand der Prokuristin; die genaue Messdauer ist nicht veröffentlicht – aus Vertraulichkeitsgründen.
Beratende Projektleitung · anonymisiert, ohne identifizierende Merkmale
NBC / REPORTING
Wenn drei Führungskräfte drei Versionenderselben Kennzahl haben, fehlt Ihnenkein Dashboard. Ihnen fehlt eine gemeinsame Wahrheit.
Eine Datenquelle statt Excel-Konsolidierung.
Die Unternehmensauswertung wurde auf eine zentrale Datenbasis und gemeinsame Definitionen gestellt. Das automatisierte BI-Reporting ersetzt das frühere Einsammeln und Zusammenführen verteilter Excel-Auswertungen; manuell geprüft werden vor allem noch auffällige Werte und Rückfragen.
Messbasis im Überblick
MEINE ROLLE IM PROJEKT
Meine Rolle lag in der fachlichen Harmonisierung der Steuerungslogik: Definitionen, Grundmengen, Datenstände und führende Quellen wurden gemeinsam mit den Beteiligten geklärt, bevor das Reporting automatisiert wurde. So entstand eine gemeinsame Datenbasis statt eines weiteren Dashboards auf widersprüchlichen Zahlen.
GESCHÄFTLICHE RELEVANZ
Die Prokuristin investierte zuvor 8–12 Stunden pro Woche in Zusammenstellen, Abstimmen, Korrigieren und Erklären der Zahlen. Der Hebel lag deshalb nicht nur in weniger Handarbeit, sondern darin, die Steuerungsgrundlage vor der Auswertung verbindlich zu machen.
Kennzahl-Definition an einem Beispiel öffnen
REKONSTRUIERTER ARBEITSAUSZUG
fiktive DetaildatenKennzahl-Definition · offener Auftragsbestand
Ein ausgefülltes Lehrbeispiel zeigt die vier Festlegungen, die eine Steuerungskennzahl belastbar machen.
Im interaktiven Beispiel entstehen 1.315.000 € und 1.240.000 € aus unterschiedlichen Grundmengen. Die 75.000 € Differenz sind bewusst fiktiv und dienen nur der Erklärung.
ERGEBNIS & MESSBASIS8–12 h → unter 1 h pro Woche · genaue Messdauer nicht veröffentlicht – aus Vertraulichkeitsgründen
Unterschiedliche Definitionen machten dieselbe Kennzahl strittig.
Vor der Steuerungsrunde mussten Zahlen aus unterschiedlichen Excel-Auswertungen und Datenquellen zusammengeführt werden. Dieselbe Kennzahl war teilweise unterschiedlich definiert, und die Bereiche lieferten ihre Daten auf unterschiedlichen Wegen zu. Ein erheblicher Teil der Arbeit bestand deshalb aus Zusammenstellen, Abstimmen, Korrigieren und Erklären.
Im Projekt wurden die Kennzahlendefinitionen vereinheitlicht, eine zentrale Datenbasis geschaffen und darauf ein automatisiertes BI-Reporting aufgebaut. Die Prokuristin musste die Zahlen dadurch nicht mehr manuell zusammensuchen, sondern konnte sich auf auffällige Abweichungen und die Einordnung gegenüber der Geschäftsführung konzentrieren.
So sind wir vorgegangen
Die Verbesserung begann nicht mit einem neuen Dashboard, sondern mit der Frage, warum dieselbe Kennzahl je nach Excel-Auswertung oder Datenquelle unterschiedlich ausfiel. Erst danach wurde die technische Reporting-Strecke aufgebaut.
Zu BeginnDie vorhandenen Excel-Auswertungen, Datenquellen und Definitionen derselben Kennzahlen wurden nebeneinandergelegt. Abweichungen und unterschiedliche Berechnungslogiken wurden dadurch sichtbar.
DanachFür die Unternehmenssteuerung wurde gemeinsam festgelegt, welche Kennzahl wie definiert wird, welche Grundmenge dazugehört und welche Datenbasis dafür führend ist.
AnschließendDie relevanten Informationen wurden in einer zentralen Datenquelle zusammengeführt. Dadurch entfiel das manuelle Einsammeln unterschiedlich angelieferter Zahlenstände.
Im BetriebAuf dieser Datenbasis wurde das Wochen- und Monatsreporting nach Bereichen, Produkten und Standorten automatisiert. Die Prokuristin prüft heute vor allem auffällige Abweichungen und erläutert Besonderheiten gegenüber der Geschäftsführung.
PROJEKTLOGIK · ENTSCHEIDUNGEN
Darauf kam es an.
Das Dashboard war nicht das eigentliche Problem. Erst als Definition, Grundmenge, Datenstand und Verantwortung geklärt waren, konnten zwei Auswertungen überhaupt dieselbe betriebliche Realität beschreiben.
Definition vor Visualisierung klären
Eine gleich benannte Kennzahl ist nicht automatisch dieselbe Kennzahl. Berechnungslogik und fachliche Abgrenzung mussten zuerst verbindlich werden.
Eine führende Datenquelle festlegen
Excel war nicht die Ursache, sondern die sichtbare Reparaturstelle. Entscheidend war, welche Quelle für welchen Wert führend ist und wie Abweichungen behandelt werden.
Datenstand und Verantwortung zusammenführen
Auch eine korrekte Definition bleibt unbrauchbar, wenn Bereiche mit unterschiedlichen Ständen arbeiten. Aktualität, Verantwortlichkeit und Freigabe wurden deshalb Teil derselben Reporting-Logik.
Welche Kennzahl müssen Sie vor jeder Sitzung erst abstimmen?
Nehmen Sie genau diese Kennzahl. Vergleichen Sie Definition, Datenstand, führende Quelle und Verantwortung – bevor über ein neues Dashboard gesprochen wird.
- Geschäftsführung und Bereiche arbeiten mit unterschiedlichen Zahlenständen.
- Excel verbindet Daten, deren Definition und Verantwortung in den Quellsystemen nicht geklärt sind.
- Die Zahl ist verfügbar, muss vor der Nutzung aber regelmäßig aus mehreren Dateien und Quellen zusammengeführt werden.